Manual Operativo de la Plataforma

Ingreso a la plataforma

Para ingresar a la plataforma debes utilizar tu correo o nombre de usuario y tu contraseña asignada, es recomendable que en el primer ingreso cambies la contraseña.

Luego deberás seleccionar tu empresa:

A continuación encontrarás una página cómo la siguiente:

Interacción con la plataforma

Ahora veremos las funcionalidades de la plataforma en dos partes, la parte superior (Encabezado) y la parte inferior (Menú y contenido)

Encabezado

El encabezado se divide en las siguientes opciones:

1. Selector de empresa: Buscador que te permite seleccionar la empresa con la que vas a interactuar, es importante seleccionar una empresa antes de realizar cualquier operación o consulta en la plataforma.

2. Botón de api key: Permite consultar el x-api-key asociado a tu empresa:

3. Botón de crear empresa: Te permite crear una nueva empresa, te redireccionará a este formulario en el que deberás ingresar los datos de la nueva empresa:

4. Menú de usuario: Permite interactuar con las opciones de tu usuario personal: a. Empresas: Consultar las empresas vinculadas a tu usuario. b. Plan y Facturación: Consulta el pan que tienes adquirido actualmente y el historial de comprobantes de pago. c. Cambiar contraseña: Permite cambiar tu contraseña. d. Documentación Swagger: Redirige a la documentación de swagger. e. Documentación API: Redirige a la documentación de la API. f. Cerrar sesión: Finalizar la sesión actual, redirige al inicio de sesión.

Menú y contenido

El menú cuenta con las siguientes opciones:

1. Dashboard: Permite ver el flujo de documentos de la plataforma por medio de gráficos:

2. Log documentos: Historial de documentos procesados por la api, cuenta con los registros de todos los documentos: Facturas, Notas crédito, Notas débito, Nómina, Notas de reemplazo de nómina y Notas de eliminación de nómina.

Facturas, notas crédito y débito

Cada uno de estos documentos puede ser consultado por uno de estos tres criterios de búsqueda: Por fecha, Por consecutivo o por Estado

Los documentos cuentan con las siguientes acciones de interacción:

Botón de acciones: Permite visualizar y/o descargar el documento en los formatos listados

ID: Copia el ID del documento al portapapeles

Cufe: Copia el cufe al portapapeles

JSON: Muestra el documento en formato JSON

Avión de papel: Muestra el historial de acciones del envío del documento

DIAN: Muestra detalladamente el mensaje de respuesta de la DIAN

Comprobantes de nómina

Estos documentos pueden ser filtrados en dos categorías, por el período o por un empleado específico:

Los documentos de nómina cuentan con las siguientes acciones de interacción:

Botón de acciones: Permite visualizar y/o descargar el documento en los formatos listados

ID: Copia el ID del documento al portapapeles

Cufe: Copia el cufe al portapapeles

Número: Muestra el número del documento

Ambiente: Indica el ambiente al que fue enviado el documento, puede ser: Pruebas, Habilitación o Producción

DIAN: Muestra detalladamente el mensaje de respuesta de la DIAN

3. Logo: Permite subir el logo de la empresa y eliminarlo

4. Resoluciones: Consultar las resoluciones agregadas en el portal de la DIAN para facturar, el botón JSON muestra la resolución en formato JSON.

5. Empresa: Permite visualizar los datos de la empresa, editarlos y copiar o generar la api key.

6. Firma: Permite subir el archivo de la firma electrónica que debe ir con la contraseña asignada

7. Importar Facturas: Permite importar y ver el historial de facturas

La modalidad indica para qué ambiente serán enviadas las facturas: Producción, habilitación, pruebas. Adicionalmente indica qué se hará con ellas en las opciones de Acción: Crear o actualizar los documentos.

El log de archivos importados indica el registro de las facturas filtrado con las opciones en la parte superior, funciona cómo el log de documentos mencionado más arriba.

8. Importar Notas Débito: Permite importar notas débito, funciona igual que Importar Facturas.

9. Importar Notas Crédito: Permite importar notas crédito, funciona igual que Importar Facturas.

10. Usuarios: Listado de usuarios que tienen acceso a la plataforma. Permite agregar o editar a los usuarios.